Jornada de trabalho sem reuniões: como a Shopify aumentou a produtividade em 73%

As reuniões de trabalho podem ser uma ferramenta bastante útil quando utilizadas corretamente. No entanto, quando em excesso, podem se tornar uma armadilha para a produtividade e a concentração dos funcionários. De facto, o abuso das reuniões levou algumas empresas a calcularem o seu custo… e os números podem ser surpreendentes.

Dias sem reuniões: um impulso à produtividade

Imagine dedicar um dia inteiro apenas ao trabalho, sem interrupções para reuniões. Parece estranho, visto que teoricamente é para isso que se paga o salário de um funcionário. No entanto, empresas que implementaram uma média de três dias sem reuniões por semana conseguiram melhorar a sua produtividade em 73% e reduzir o stress dos seus funcionários em 57%.

E se pensa que esta é uma ideia utópica, a plataforma de e-commerce Shopify é um exemplo prático de sucesso. A empresa implementou uma política restritiva de reuniões, com a primeira medida a ser chamada de “Quartas-feiras sem reuniões”. Como o nome indica, era proibido haver reuniões às quartas-feiras.

 

Operação Chaos Monkey: a estratégia da Shopify

Apesar do nome dramático, a operação Chaos Monkey foi uma estratégia que permitiu à Shopify estender o efeito das “Quartas-feiras sem reuniões” e eliminar cerca de 12.000 reuniões por ano nos calendários dos seus funcionários. Isso permitiu-lhes focar mais no produto que oferecem.

Kaz Nejatian, vice-presidente de produtos e operações da Shopify, explicou numa entrevista recente que Chaos Monkey é um sistema que cancela automaticamente as reuniões com mais de três participantes e encerra canais de Slack desnecessários.

O “Não” predeterminado

Outra medida que ajudou a reduzir a quantidade de reuniões desnecessárias foi simplesmente mudar a opção padrão na notificação de uma reunião para “Não”. Esta mudança aparentemente simples reduziu o número de reuniões em um terço.

Quanto custa esta reunião?

A Shopify decidiu ir mais longe na sua missão de reduzir reuniões, e desenvolveu a ferramenta interna Shopify Cost Calculator. Esta ferramenta calcula o custo salarial de cada pessoa convocada para uma reunião e indica o custo estimado da reunião para a empresa. Os gestores, conscientes do custo, começaram a reduzir convocações desnecessárias, principalmente quando viam que o custo de uma reunião rotineira ultrapassava os 2.000 dólares. Multiplicando esse valor pelas 12.000 reuniões canceladas no último ano, a economia supera os 24 milhões de dólares.

 

Um simples e-mail pode poupar muito dinheiro

Um estudo de Harvard revelou que 70% das reuniões são improdutivas ou poderiam ser resolvidas com um simples e-mail. No entanto, o tempo e os recursos investidos nessas reuniões improdutivas custam às empresas mais de 100 milhões de euros por ano.

Conclusão

As reuniões, quando bem geridas, são ferramentas indispensáveis para o funcionamento de uma empresa. Porém, é necessário um equilíbrio para garantir que não prejudiquem a produtividade e o desempenho dos funcionários. A estratégia da Shopify é um exemplo de como uma abordagem inovadora pode levar a melhorias significativas na eficiência e no bem-estar dos funcionários.

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